Wer sucht, der soll auch finden

Führungskräfte verbringen oft viel zu viel Zeit damit, Dinge, Unterlagen oder Dokumente zu suchen, und das bis zu 45 Minuten pro Tag. Und aller Mühe zum Trotz, wird manchmal das Gesuchte dennoch nicht gefunden.

Die deutsche Bürokratie trägt ihren Teil zum Problem bei, indem sie vorschreibt, welches Dokument Sie aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen für welchen Zeitraum aufbewahren müssen.

Auf der Website der IHK Stuttgart finden Sie die Regeln für die Dauer der Aufbewahrung von Dokumenten.

Durch Computer und die modernen Medien hat die Geschwindigkeit und damit die Effizienz im Büro erheblich zugenommen, aber auch die Menge an Information. Das hat die Situation teilweise weiter verschärft. Neben all dem Papier speichern wir auch noch die E-Mails, Internetseiten und andere Daten.

Auch hier gilt es das Wichtige vom Unwichtigen zu unterscheiden:

  • Was müssen Sie aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahren?
  • Auf welche Unterlagen oder Informationen müssen Sie zugreifen können,
    um Ihre Ziele zu erreichen?

Nachdem Sie alles Unwichtige entsorgt haben, brauchen Sie ein klares, einheitliches System, um Dinge abzulegen, zu speichern und wiederzufinden.

Sorgen Sie auch dafür, dass jeder Mitarbeiter im Unternehmen das System kennt und es verwendet. Es muss nicht das beste System der Welt sein, denn das gibt es sowieso nicht. Vermeiden Sie so weit wie möglich, dass jeder seine eigene Methode und sein eigenes Zettel- oder Ablagesystem entwickelt. Denn dann werden Sie mehr Zeit mit dem Suchen als mit dem Finden verbringen.

Sichten Sie in regelmäßigen Abständen Ihre Unterlagen und gespeicherten Daten und entsorgen Sie, was Sie nicht mehr wirklich brauchen.

Wenn Sie es sich selbst und Ihren Mitarbeitern zur Regel machen, täglich oder wenigstens einmal in der Woche, alles wieder aufzuräumen und an seinen richtigen Platz zu tun und dafür zu sorgen, dass alles funktioniert und einsatzbereit ist und damit seine richtige Funktion erfüllt, dann haben Sie alleine dadurch Ihre Effizienz und die Ihrer Mitarbeiter gesteigert.

 Informieren Sie sich über Ihre handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.
Entscheiden Sie, auf welche Unterlagen oder Informationen Sie zugreifen müssen,
um Ihre Ziele zu erreichen.
Sorgen Sie für ein einheitliches Ablage- und Speicherungssystem, das eingehalten wird.
Schaffen Sie in regelmäßigen Abständen Ordnung im ganzen Unternehmen.
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