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Konferenzen oder Konfusionen Konferenzen oder "Meetings", wie man heute gerne dazu sagt, sind, wenn sie richtig eingesetzt werden, ein sehr erfolgreiches Mittel, um andere über den Stand der Dinge zu informieren, um Aktionen abzustimmen und den Teamgeist zu fördern. Falsch gemacht, können sie zu endlosen Diskussionen, Missstimmungen und zu erheblichem Zeitverlust führen. Probleme zu denen keine konkreten Lösungsvorschläge gemacht werden, Meinungen oder Gerüchte und Vorwürfe oder Schuldzuweisungen gehören nicht in ein Meeting. Erfolgreiche Meetings haben:
Der Zeitplan: Meetings sollten regelmäßig gemacht werden. Stellen Sie sicher, dass Zeitpunkt und die geplante Dauer eingehalten werden und erlauben Sie keine Unterbrechungen. Wöchentliche Meetings sollten immer am gleichen Tag und zur gleichen Zeit stattfinden. Die Agenda: Legen Sie (am besten schriftlich) fest, welche Punkte im Meeting besprochen und geregelt werden. Diese Punkte sind entweder immer die selben oder sie werden (normalerweise vom Moderator) vor dem Meeting gesammelt und rechtzeitig den Teilnehmern mitgeteilt, so dass diese genügend Zeit haben, sich darauf vorzubereiten. Vorbereitete Teilnehmer: Erlauben Sie nicht, dass Teilnehmer unvorbereitet zum Meeting kommen. Jeder soll seine Informationen, konkrete Zahlen oder Fakten zu den Themenpunkten mitbringen oder Lösungsvorschläge zu bestehenden Problemen beim Meeting parat haben. Der Moderator: Er sorgt dafür, dass die Teilnehmer vorbereitet und pünktlich erscheinen, Handys abgeschaltet sind, der Zeitplan eingehalten wird und die in der Tagesordnung festgelegten Punkte besprochen und abschließend behandelt werden. Er erteilt den Teilnehmern das Wort, bringt abschweifende Teilnehmer zurück zum Thema und hält die Kommunikation auf das Ziel gerichtet. Die Ergebnisse: Alle Beschlüsse und Lösungen werden vom Moderator oder einem ernannten Schriftführer festgehalten und anschließend verteilt.
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